Як Медок дозволяє бізнесу економити гроші
У цій статті ми розглянемо яким чином електронний документообіг, зокрема Медок, дозволяє підприємцям економити гроші компанії. Особливо актуально це стає у 2022 році, коли витрати на все оптимізуються максимально.
Паперовий документообіг чи електронний?
Працюючи з електронним документообігом вже понад 5 років – дуже складно відповісти на запитання "Які плюси паперового документообігу?" Він не швидкий, не дуже надійний, недостатньо захищений. Єдиний його плюс - це зручно, для тих, хто звик до перекладання тисяч папірців та підшивки їх у різні папки.
А ось про плюси говорити набагато простіше - та сама система Медок дозволяє бухгалтеру або приватному підприємцю настільки автоматизувати свою діяльність, що завдання, які займали раніше кілька годин, тепер вимагають 5 кліків мишкою.
Звітність. Подання звітності до податкової - завжди було складним завданням. І не те щоб сам процес якийсь надінтелектуальний, ні. Просто потрібно завжди мати актуальний шаблон подачі. Заповнити його вручну без помилок. Звірити на папері та в якійсь бухгалтерській програмі всі числа. Після чого підписати - відправить та отримати відповідь через два тижні, що у звіті знайшлися помилки.
Якщо ж використовується програма Медок, або інша, ви вибираєте тип звіту і отримуєте повністю заповнений формуляр з вашими даними. Якщо налаштовано передачу даних про бухгалтерську діяльність - ви також отримаєте весь список транзакцій та підсумкові суми податкових зобов'язань. Залишається тільки перевірити, підписати та відправити.
Безпека. Коли йдеться про безпеку документів, більшість підприємців особливо не морочиться. Просто складає папки у підвал і чекає нагоди - якоїсь неприємності, на зразок плісняви, яка знищить усе. А потім починається відновлення архіву за допомогою обдзвону контрагентів щодо скан-копій.
При роботі з електронною системою - ви можете скопіювати всі дані в хмару (навіть налаштувати регулярну синхронізацію) та зробити додаткову копію на флешку. І тут уже нічого не страшно - що б не трапилося, свій резерв ви зможете отримати за будь-яких обставин.
Друга складова безпеки – підписання документа за допомогою КЕП. Легко визнати, що електронний підпис, записаний на криптографічному ключі під паролем - це, мабуть, надійніший захист, ніж ваш підпис або печатка, скопіювати які не складає труднощів.
Комплексність. Завдяки інтеграціям, ви можете використовувати дані різних програм в одному зручному додатку. Medoc Київ багато разів проводив семінари з описом механізму, але ключове, що потрібно знати – якщо ви використовуєте для бухгалтерського ведення сторонню програму – просто налаштуйте синхронізацію та інформація про ваші транзакції буде автоматично виводиться і в Медок.
Перевести компанію на електронний документообіг - це мудре рішення, яке викликає дискомфорт лише один раз - на самому старті процесу і потім спростить вашу операційну діяльність у десятки разів.
